Au sein d’une entreprise, il arrive parfois que les salariés achètent des produits ou encore des services pour le compte de la société. Ces dépenses professionnelles sont, dans la plupart des cas, remboursées par l’organisme, seulement, avec un justificatif. Cependant, l’employé qui y fait recours doit disposer un document appelé « Note de frais ». Cela permet à lui ainsi qu’à l’entreprise de ne pas se perdre lors des calculs des comptes. Mais comment gérer convenablement les notes de frais ?
Des techniques pour améliorer les notes de frais
La gestion des notes de frais s’avère difficile et devient un véritable casse-tête pour les sociétés. En effet, cela demande une attention particulière en ce qui concerne les évolutions de la législation. Le souci, c’est que des fois, les salariés ont tendance à demander un remboursement pour des frais qui ne sont pas liés à l’organisme. Et aussi, il peut arriver que l’entreprise elle-même oublie ce qu’elle doit encore aux travailleurs. Pour limiter ces erreurs, il s’impose dans ce cas de mettre en place un processus RH pratique. À part l’usage des tableaux Excel, il est possible de numériser cette tâche avec d’autres outils et applications : Spendex, Jenji …
Les bases de la gestion des notes de frais
Mieux gérer les remboursements des collaborateurs peut devenir une mission fastidieuse. C’est pourquoi il est toujours recommandé de rester attentif pour ne pas commettre d’erreur. La meilleure solution consiste à utiliser un logiciel spécifique. Pour cela, automatisez les procédures à suivre pour accélérer le traitement des notes ainsi que les remboursements. Avec un outil performant, il semble même possible de digitaliser les factures ainsi que les justificatifs. Cela évite les impressions et la perte des papiers. Les travailleurs ont aussi le droit de prendre en photos les factures et les donner au RH.
Choisir le meilleur outil
Certainement, sur le marché, les outils proposés à cet effet sont divers. Comment en choisir ? Retenez qu’un tel logiciel va vous permettre de gagner du temps et de traiter efficacement les notes. Misez sur un outil de gestion qui va vous aider à gérer les demandes de remboursement, les justificatifs, la validation du remboursement …
Optez pour un logiciel simple à utiliser, performant et rapide pour ne pas perdre du temps avec la logistique et pour se concentrer davantage sur les tâches essentielles. En plus, équipez-vous aussi d’un ordinateur puissant qui ne bug pas et qui est assez fluide.