À chaque transaction effectuée au sein d’une entreprise, l’établissement d’une facture se révèle nécessaire. En effet, cela est décrit par la loi que tout argent qui sort ou qui entre dans une entreprise doit toujours être accompagné des pièces comptables justificatives (la facture d’achat, de vente, note de frais, bulletin de salaire, déclaration sociale…). De plus, ces pièces doivent être dupliquées et conservées comme archives dans un journal spécifique. Pour quelles raisons faut-il bien garder ces duplicatas ?
La sincérité des comptes
Selon les obligations législatives, une entreprise doit toujours remettre à ses clients une pièce originale qui justifiera les opérations financières effectuées. Cela évitera aux deux parties d’être suspectées de voler. En effet, un juge ou une administration fiscale contrôlera souvent une pièce justificative qui prouvera toutes les recettes et dépenses liées aux activités de l’entreprise.
En outre, ces pièces comptables sont aussi la garantie de sécurité entre le client et la grande société. En cas de perte de ses factures, le client pourrait revenir auprès de l’établissement où il a réalisé ses achats et y recevoir un duplicata de facture. Ainsi, cela justifiera que ce client est bien le propriétaire de tel ou tel objet aux yeux de la loi. Donc, un duplicata des documents financiers est vraiment la base de votre comptabilité.
Rapidité des opérations futures
À l’avenir, le duplicata des pièces justificatives rendra plus fluides les activités dans une entreprise. À un moment donné, il se peut qu’un client veuille demander un duplicata sur les documents comptables pour prouver la propriété de ses biens lors d’un cas sinistre (incendie ou dégât des eaux). En ce même moment, l’entreprise devra lui remettre la copie de l’original pour ne pas perdre de temps. Évidemment, il sera embarrassant de suivre un long protocole pour reproduire à nouveau le modèle des pièces justificatives originales. De plus, le format papier est cher, car il inclut : l’impression, la mise sou-pli, l’affranchissement et l’archivage. Pour le recevoir ensuite, il faut : l’enregistrement, la saisie et le classement du document. Cependant, il est nécessaire d’en faire plusieurs copies de la pièce originale pour éviter de revenir toujours à ce long processus.
Facilité du suivi des comptes
En réalité, le duplicata des pièces comptables est très utile lors du contrôle et de suivi par des professionnels tels que l’expert-comptable, le juge, l’administration fiscale ou les commissaires aux comptes. Dans ces documents, on doit pouvoir y observer : les noms des parties prises, la date, l’objet de transaction et le montant conclu entre les deux parties. Ces pièces justificatives peuvent alors valider l’émetteur, le destinataire et l’objet de l’opération. Comme mission, ces professionnels vont vérifier si les opérations financières de l’entreprise sont 100 % transparentes. Ou sinon, elle recevra des sanctions.